Montag, 29. Februar 2016

Familie 2.0 - digitales Zeitmanagement für alle Subroutinen

Gedanken -

Filofax mit HTC HD2
Geburtstage von Eltern, Großeltern, Onkels, Tanten und Freunden. Die Familienfeiern, die Arzttermine, die Schultermine, die Dienstreisen und die Urlaube. Alles muss in den Küchenkalender eingetragen werden. In der Küche ist der zentrale Platz der Zeitplanung vieler Familien. Aber was machen diese Leute, wenn sie unterwegs sind? Was wenn die Freundin der Frau wissen will, ob man am Donnerstag ins Kino geht? Wenn diese Leute alle Termin und Ereignisse im Kopf haben, Hut ab. Dann frage ich mich aber, warum der Küchenkalender gepflegt wird. In unserer vierköpfigen Familie haben wir ganz schnell festgestellt, dass die analoge Terminverwaltung sowas von gar nicht geht. Wir nutzen das, womit wir täglich Berührung haben: Unser Terminkalender ist in der Cloud und wir greifen von fast jedem beliebigen Gerät darauf zu.
Ich setze noch einen drauf und sage dass Sigular hier falsch ist. Plural ist hier richtig: Wir haben alle unsere Terminkalender in der Cloud. Warum wir das tun? Die Frage bekam ich schon ein paar Mal gestellt. Warum sollten wir es anders, umständlicher machen? Das darf jeder gerne handhaben, wie er/sie möchte. Wenn man es umständlich mag, muss man es umständlich machen. Wenn man mit einem Stift Farbe auf Papier aufbringen praktischer findet, sollte man das auch tun.

Der Mann liebt Technik?

Ich war schon immer sehr technikaffin und nutze, seit ich mir einen leisten kann, einen elektronischen Terminplaner. Diese regelmäßige Übertragung von Geburtstagen in den neuen Jahreskalender waren mir schon immer ein Graus. Die regelmäßig wiederkehrenden Termine, wie Müllabfuhr oder das regelmäßige Sporttraining. All das musste immer und immer und immer wieder von Hand eingetragen werden. Ganz zu schweigen davon, wenn sich Termine verschieben. Dann muss man radieren und neu eintragen! Ein solches Vorgehen war für mich schon immer eine Qual. Kein Wunder also, dass ich erst meine Termine im Griff hatte, nachdem ich mir meinen ersten Psion (Kennt den noch jemand?) gekauft hatte. Jetzt konnte man Serientermine eintragen und verwalten. Auch Terminverschiebungen sind kein Problem mehr, einfach das Datum oder die Zeit verändert und fertig.
So richtig komfortabel wurde es aber erst mit den Clouddiensten. Endlich alle Termine auf allen Geräten mit denen man gerade arbeitet. Keine lästige Synchronisation mehr über Kabel. Natürlich ist dafür auch eine Internetanbindung notwendig. Da half es früher auch kaum, dass man sich mit dem Modem einwählen kann, da braucht man eine Standleitung dass es richtig praktisch wird. Heute haben wir DSL und mobiles Internet. Das ist nicht immer besonders schnell, aber es reicht für die Terminplanung aus. Heute habe ich meine Termine griffbereit: Auf dem Smartphone, auf meinem privaten und beruflichen Rechner. Wenn es sein muss, kann ich sogar den Rechner eines Freundes nutzen, ich muss mich nur online einloggen und kann loslegen. So geht Terminverwaltung heute.

Die Frau braucht keinen Technikschnickschnack!

Meine Frau brauchte den Technikkram nie. Man muss einen Terminkalender und einen richtigen Stift in der Hand haben. Da fühlt man die Zeit! Und irgendwie wurde dann doch rüber geschielt, wie ich an meinem Smartphone rumtippe. Als sich eine günstige Gelegenheit bot, dann wollte auch meine Frau "sowas, wo man drüberwischen kann". Das war natürlich Öl ins Feuer und ich legte los um zu finden, was meine Frau begehrte. Wir haben uns damals für ein Samsung Galaxy Nexus entschieden. Damit hatte meine Frau ein moderneres Smartphone als ich. Bevor jetzt jemand fragt, ja ich konnte das verkraften; ganz sicher. Es gab eine kurze Einweisung für meine Frau und dann wurde sie sich, soweit möglich, selbst überlassen. Allein mit der digitalen Gegenwart.
Ich hatte zwar gehofft, dass dem nicht so wäre, aber weiterhin wurde der Küchenkalender gepflegt. Ich versuchte mich zu weigern, konnte das aber nicht ganz konsequent. Ab und an ertappte ich mich auch dabei, dass ich dort etwas eintrug. "Da habe ich das besser im Blick", wurde mir erklärt. Der Spuk dauert nicht lange und bereits seit dem darauf folgenden Jahr hängt in der Küche der Kalender nur noch wegen den Bildern auf den Monatsblättern.

Unser digitales Zeitmanagement

Heute haben wir unsere Termin komplett digital organisiert. Grundsätzlich ist es egal, wo man die Termine hostet. Das kann entweder bei einem Anbieter im Netz machen oder auch selbst auf einem eigenen CalDAV server. Bedingt durch Android, haben wir unsere Kalender auf den Google Servern liegen.

Unsere Kalender

verschiedene Kalender in unterschiedlichen Farben
Unsere Kalender: Übersicht durch verschiedene Farben
Es gibt meinen persönlichen Kalender, auf dem nur ich Schreibrechte besitze. Meine Frau kann hier nur die Info zu frei/gebucht sehen. Äquivalent dazu gibt es den persönlichen Kalender meiner Frau auf dem ich nur sehen kann ob Termine angesetzt sind oder nicht. Dadurch bleibt für beide ein ausreichender Rest Privatsphäre. Man kann sich damit auch einen Termin eintragen "Geschenk besorgen" ohne dass der andere gleich Lunte riecht.
Des Weiteren gibt es noch je einen eigenen Kalender für Kind 1 und Kind 2. Auf diesen beiden Kalendern haben wir beide volle Zugriffssrechte. Keines der beiden Kinder hat das Alter seine Termin selbst zu verwalten. Ich bin mir nicht einmal sicher, ob die beiden wirklich wissen dass sie einen eigenen Kalender haben. Man hätte hier auch einen Kinderkalender anlegen können. So ist es aber praktischer, weil man am Kalender schon sieht für wen der Termin ist. Man spart sich also das getippe "Schulausflug für Kind 1", "Musikunterricht Kind 2",..
Zu guter Letzt haben wir noch einen fünften Kalender, den "Home" oder Familienkalender. Da stehen die Termine drin, die für alle gebucht sind bzw. für alle Relevanz haben. Neben der Terminen zur Müllabfuhr finden sich auch Termine zum Geburtstag der Oma oder die Urlaubsinformationen. Meine Frau und ich pflegen dort auch ein, wann wir in der Arbeit Urlaub eingetragen haben.

Unsere Vorteile

Das mag sich jetzt etwas aufwändig lesen, hat aber ganz klare Vorteile. Jeder Kalender hat seine eigene Farbe. Anhand der Farbe kann sofort erfasst werden, wessen Termin zu sehen ist. Jetzt sei es jedem freigestellt, zum Termin "Musikunterricht" noch einen Termin "Kind 2 fahren" in seinen eigenen Kalender zu setzen. Das mag manchmal praktisch sein, ein anderes mal ist es übertrieben. Aber zurück zu den Vorteilen. Jeder in der Familie (später sicher auch die Kinder), kann unterwegs die Termin abrufen und bearbeiten. Kommt also die eingangs erwähnte Frage nach dem Mädels-Kinoabend auf, lässt sich das sofort prüfen und ggf. eintragen. Kein Anrufen und nachfragen "geht das" und auch keine Tipporgie über irgendwelche Instant Messenger, seien sie grün oder in einer anderen Farbe. Bekomme ich dann 20min später die Frage nach einem gemütlichen Bierchen, so kann ich diesen Termin auch gleich passend setzen. Sicherlich nicht gleichzeitig mit dem Kinoabend meiner Frau, weil sonst die Kinder unbeaufsichtigt sind. Wer zuerst seinen Claim in den Kalender setzt, dem gehört er auch.

In Zukunft...

... würde ich mir noch etwas mehr in diese Richtung wünschen. Da gäbe es ein paar sinnvolle Ansätze. Beispielsweise würde ich mir einen digitalen Einkaufszettel vorstellen. Immer wenn einem etwas einfällt, was besorgt werden muss, schreibt man das in die App auf dem Smartphone oder im Browser. Das muss sich dann natürlich gleich wieder über diverse Geräte synchron halten. Leider konnte ich dafür bislang noch keine passende Anwendung oder einen passenden Dienst finden. Wir haben das übergangsweise mit Google Notizen versucht, was sich aber nicht durchgesetzt hat. Das Smartphone in der Hand und immer wieder während des Einkaufs entsperren ist nicht sehr praktisch. Notizen unterstützt zwar Android Wear und damit lässt sich auch im Supermarkt auf der Smartwatch arbeiten, aber meine Frau trägt keine Smartwatch. Dann gibt es auch Dienste wie Wunderlist oder Apps wie Bing, aber die sind für uns meist nicht praktikabel bzw. zu unflexibel. Bis wir etwas finden, was für uns passt bleiben wir bei Zettel und Stift. Das ist nicht die technisch beste Lösung, aber bislang die Praktikabelste.
Zum Schluss noch ein Wort an die belehrungsresitenten Gegenwartsverweigerer, die bis hierher durchgehalten haben: Wir sprechen sehr wohl noch miteinander! Manchmal sprechen wir auch über Termine, aber meist müssen wir das nicht und wir können über interessantere Sachen sprechen.

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