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Make Meetings Small Again!

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Lesedauer: 9 Minuten

Schluss mit ineffizienten Meetings! Wer kennt sie nicht: endlose Besprechungen, die wertvolle Zeit rauben und am Ende kaum zu Ergebnissen führen. Mir gehen sie massiv auf den Zeiger. Es ist Zeit, Meetings neu zu denken! „Make Meetings Small Again“ fordert zu einer effizienteren Meeting-Kultur auf. Dieser Artikel zeigt, wie ihr mit klaren Regeln, digitalen Tools und dem Mut zur Veränderung eure Meetings optimieren könnt. Damit ihr ab sofort wieder kraftvoll und ergebnisorientiert zusammenarbeiten könnt.

Der ganz normale Meeting-Wahnsinn

Markus seufzte. 8:00 Uhr morgens und der Blick in seinen Kalender verhieß nichts Gutes. Ein Termin jagte den nächsten, der erste stand schon in den Startlöchern. „Projekt Kick-off: ‚Phoenix‘,“ las er. Na toll, noch ein neues Projekt, dachte er. Als er den virtuellen Meetingraum betrat, waren bereits über zwanzig Leute anwesend. Alle hatten sich stumm geschalten und keine einzige Kamera zeigte eine Person. Der Moderator verkündete, man warte noch ein wenig, damit die Zuspätkommer auch noch alles hören. Eine Agenda? Fehlanzeige. Stattdessen: allgemeines Hallo, gefolgt von einer halbstündigen Vorstellungsrunde. Die hatte er auch schon mal kürzer gesehen. Kaum war das erste Meeting mit einer Stunde Verspätung vorbei, klingelte auch schon wieder sein Telefon. „Kurze Statusabfrage,“, keuchte eine Stimme am anderen Ende der Leitung. „Aber ich bin gerade auf dem Weg in eine and…“ setzte Markus an. Doch er wurde unterbrochen. „…dauert nur fünf Minuten.“ Aus fünf Minuten wurden zwanzig, in denen Markus vor allem zuhörte.

Der Vormittag verging wie im Flug. Ein Meeting jagte das nächste. Im Kopf zählte Markus mit: „Meeting ohne Agenda und ohne Vorbereitung der Teilnehmenden“ eins und zwei, „Technisches Fachsimpeln im Großkreis“ eins bis vier. In seiner Mittagspause wurde er angerufen und die halbe Stunde mit einem Meeting verbracht, welches auch noch überzogen wurde. So musste er hastig einen Döner im Laufen essen.

Wann sollte er eigentlich die ganzen Aufgaben abarbeiten, die in den Meetings verteilt wurden? „Meeting-Marathon ohne Protokoll“ eins und zwei fielen in den Nachmittag. Sein Chef bat ihn in sein Büro und fragte ihn, warum er die Aufgaben vom letzten Meeting nicht erledigt habe. Markus erwiderte, dass er in dem Meeting nicht anwesend sein konnte. „Das Meeting wurde um eine Stunde verschoben. Ich war schon im nächsten Meeting und habe das nicht mitbekommen“, erwiderte Markus. „Und warum hast Du die Aufgaben dann nicht schon längst gemacht?“ entgegnete sein Chef. Markus schluckte. Der Nachmittag verstrich mit weiteren sinnlosen Besprechungen, etlichen Anrufen und Chat-Nachrichten.

Als er um 17:30 Uhr endlich Feierabend machte, fühlte er sich ausgelaugt und frustriert. Seine To-Do-Liste war länger als am Morgen, und er fragte sich, wie er das alles schaffen sollte. „Make Meetings Small Again!“ dachte er nur, als er seinen Rechner herunterfuhr, „Das wäre mal was…“

Make Meetings Small Again! – Inhalt

  1. „Keine Besprechung“ ist eine gute Besprechung
  2. Verfügbarkeit respektieren: Termine sorgfältig planen und Konflikte proaktiv lösen
  3. Teilnahmeminimalismus: Nur die wirklich notwendigen Personen einladen
  4. Ohne Agenda kein Meeting – kein Meeting ohne Besprechungsprotokoll
  5. Fokus bewahren: Ungestörte Aufmerksamkeit für produktive Meetings
  6. Pünktlichkeit ist Pflicht: Respektvoller Umgang mit der Zeit aller Beteiligten
  7. Fazit: „Make Meetings Small again“ ist eine Notwendigkeit

1. „Keine Besprechung“ ist eine gute Besprechung

Bevor wir eine Besprechung ansetzen, sollten wir uns immer die Frage stellen: Ist dieses Meeting wirklich notwendig? Reine Status-Updates in Besprechungen sind Zeitverschwendung und ein Relikt ineffizienter Arbeitsweisen. Sie unterbrechen den Arbeitsfluss und rauben wertvolle Zeit, die besser in die eigentlichen Aufgaben investiert werden könnte.

Der Projektstatus lässt sich heutzutage viel effektiver pflegen: asynchron. Das bedeutet, Informationen werden nicht in Echtzeit in einem Meeting ausgetauscht, sondern über digitale Tools und schriftliche Updates geteilt. Alle Teammitglieder können jederzeit auf die Informationen zugreifen und diese aktualisieren, wenn es für sie am besten passt. Übersichtliche Dashboards machen den Projektfortschritt transparent und stets einsehbar. Kurze, informelle Einzelgespräche können bei Bedarf ergänzend genutzt werden. Der Vorteil: Alle bleiben auf dem Laufenden, ohne in zeitraubenden Meetings zu sitzen. Diese asynchrone Herangehensweise fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Konzentration und die Selbstbestimmung aller Teammitglieder.

Kurzum: Die besten Meetings sind jene, die gar nicht erst stattfinden. Indem wir Status-Updates aus den Meetingräumen verbannen und auf asynchrone Kommunikation setzen, schaffen wir Freiraum für produktives Arbeiten. Das Team kann sich auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Der Fortschritt bleibt transparent, und die gewonnene Zeit kommt allen zugute. „Make Meetings Small Again“ bedeutet in diesem Fall auch, die Anzahl der Meetings durch effizientere Alternativen zu reduzieren.

2. Verfügbarkeit respektieren: Termine sorgfältig planen und Konflikte proaktiv lösen

Ein Schlüsselfaktor für effiziente Meetings ist die gewissenhafte Prüfung der Verfügbarkeit aller benötigten Teilnehmenden. Die Person, die einlädt, trägt die Verantwortung, vorab sicherzustellen, dass der Termin passt. Ein Blick in die Kalender vermeidet Konflikte und spart allen Beteiligten Zeit. Nur wenn alle relevanten Personen verfügbar sind, kann ein Meeting seinen Zweck optimal erfüllen und zu produktiven Ergebnissen führen.

Lässt sich ein Konflikt im Kalender nicht vermeiden, ist offene Kommunikation gefragt. Hier sollte die einladende Partei die Betroffenen kontaktieren, um gemeinsam eine Lösung zu finden. Sei es ein Ausweichtermin oder die Prüfung, ob eine Teilnahme wirklich zwingend erforderlich ist. Fehlt diese proaktive Klärung, darf die eingeladene Person die Einladung kommentarlos und saktionslos ablehnen. Diese Regelung schafft Klarheit und Verbindlichkeit.

Eine konsequente Berücksichtigung der Verfügbarkeit aller Teilnehmenden zeugt von gegenseitigem Respekt und ist ein wichtiger Baustein für effizientere Meetings. „Make Meetings Small Again“ bedeutet auch, die Hürden für eine erfolgreiche Teilnahme zu minimieren. Sorgfältige Terminplanung und ein respektvoller Umgang mit der Zeit aller Beteiligten sind dafür unerlässlich.

3. Teilnahmeminimalismus: Nur die wirklich notwendigen Personen einladen

Ein zentraler Grundsatz für effiziente Zusammenkünfte lautet: Weniger ist mehr! Oft sind Meetings überfüllt mit Teilnehmenden. Damkit wird „Scheinwichtigkeit“ generiert und Firmengeld verbrannt. Wer nicht aktiv beizutragen hat oder direkt von den besprochenen Inhalten betroffen ist, ist fehl am Platz. „Make Meetings Small Again“ bedeutet daher, den Teilnehmerkreis bewusst klein zu halten. So wird sichergestellt, dass die Zeit aller Anwesenden effektiv genutzt wird und das Meeting fokussiert bleibt.

Doch wie definiert man „small“ konkret? Eine feste, allgemeingültige Zahl für die optimale Teilnehmerzahl gibt es nicht. Die richtige Größe hängt stark vom Kontext und Zweck des Meetings ab. Während bei einem kreativen Brainstorming im kleinen Team fünf Personen ideal sein können, kann bei einer Informationsveranstaltung für eine ganze Abteilung oder ein Unternehmenssegment eine deutlich höhere Teilnehmerzahl gerechtfertigt sein. Hier steht die breite Informationsverteilung im Vordergrund, auch wenn die meisten Anwesenden vielleicht nicht direkt aktiv beitragen. Ein großer Verteiler auf der Besprechungseinladung ist jedoch ein Idikator, dass hier mit hoher Wahrscheinlichkeit das falsche Format gewählt wird.

Entscheidend ist die Abwägung: So wenige Teilnehmende wie möglich, aber so viele wie nötig. Die zentrale Frage lautet: Wer muss unbedingt anwesend sein, um die Ziele des Meetings zu erreichen? Alle anderen können die relevanten Informationen im Nachgang erhalten. Neben Newsletter gäbe es asynchrone Möglichkeiten wie Video (keine unbearbeitete Besprechungsaufzeichnung!), Podcast oder Eintrag in ein Blog. Damit können Mitarbeitende die Information konsumieren, wenn es in den Tagesplan passt. Dieser minimalistische Ansatz bei der Einladungspolitik fördert die Effizienz, schont die Ressourcen und respektiert die Zeit aller Beteiligten.

4. Ohne Agenda kein Meeting – kein Meeting ohne Protokoll

Ein Meeting ohne Agenda ist wie eine Reise ohne Ziel: Man kommt nirgends an. Jede Besprechung braucht eine klare Agenda, die vorab an alle Teilnehmenden verteilt wird. Dies dient nicht allein der Strukturierung des Meetings, sondern ermöglicht es allen, sich gezielt vorzubereiten. Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend, um Probleme effektiv zu lösen und Entscheidungen zu treffen, anstatt nur neue Fragen aufzuwerfen. Die Agenda sollte daher den Sinn und die Zielsetzung des Meetings klar definieren. Sollte ein Zusammentreffen primär dem sozialen Austausch dienen, ist auch dies im Vorfeld zu kommunizieren. In diesem Fall kann die Teilnahme optional sein.

In der Microsoft 365 Umgebung bieten sich Tools wie OneNote oder Loop-Komponenten an, um die Agenda effizient zu erstellen, zu teilen und im Meetingverlauf in kollaborative Notizen zu transformieren. Die für die jeweiligen Agendapunkte zuständigen Personen können bereits im Vorfeld erste Informationen eintragen. Während der Besprechung werden dann gemeinsam die wesentlichen Diskussionspunkte, Entscheidungen und Aktionspunkte festgehalten. OneNote eignet sich hierbei sehr gut, da die Agendapunkte übersichtlich aufgeführt werden und durch Notizen ergänzt werden können. Alternativ kann eine Loop-Komponente genutzt werden, die ebenfalls eine kollaborative Bearbeitung in Echtzeit ermöglicht. Durch die Nutzung dieser digitalen Werkzeuge wird sichergestellt, dass alle Teilnehmenden Zugriff auf die relevanten Informationen haben, sich vorbereiten und aktiv am Meeting partizipieren können.

Die Besprechungsnotizen müssen im Anschluss für alle zugänglich sein, für die die Inhalte relevant sind. Dies gilt auch für jene, die nicht am Meeting teilnehmen konnten. Durch die zentrale Ablage und die einfache Zugänglichkeit wird sichergestellt, dass die erarbeiteten Ergebnisse nachhaltig genutzt werden können. Ggf. ist es nötig, eine übersichtliche Beschlussverfolgung außerhalb des Besprechungsprotokolls zu führen. Transparente und kollaborative Besprechungsnotizen sind ein Eckpfeiler für effizientes Arbeiten und erfolgreiche Projekte.

5. Fokus bewahren: Ungestörte Aufmerksamkeit für produktive Meetings

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Besprechung ist die ungeteilte Aufmerksamkeit aller Teilnehmenden. Während des Meetings sollten keine anderen Arbeiten erledigt, E-Mails gecheckt oder Chat-Nachrichten beantwortet werden. Multitasking mag in manchen Situationen effizient erscheinen. In Besprechungen führt es jedoch unweigerlich zu Ablenkung und vermindert die Qualität der Ergebnisse. Nur wenn sich alle Anwesenden voll und ganz auf die besprochenen Themen konzentrieren, kann ein Meeting sein volles Potenzial entfalten. Immerhin nehmen ausschließlich jene teil, die etwas beizutragen haben oder wichtige Informationen erhalten.

Um sicherzustellen, dass neben den Meetings genügend Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt, kann es sinnvoll sein, sich feste Zeiten im Kalender zu blockieren. Diese „Fokuszeit“ dient nicht nur der konzentrierten Erledigung von Aufgaben, sondern auch der gezielten Vorbereitung einer Besprechung. In der Microsoft 365 Umgebung lässt sich diese Fokuszeit sogar automatisieren. Die entsprechende Funktion in Viva Insights reserviert nach einem definierten Plan regelmäßig Zeitfenster im Kalender. Man ist während dessen im Status „Bitte nicht stören“ und bleibt damit weitgehend ungestört.

„Make Meetings Small Again“ bedeutet auch, die Zeit in Meetings so effektiv wie möglich zu nutzen. Indem wir uns während der Besprechung ausschließlich auf die anstehenden Themen konzentrieren und Ablenkungen konsequent vermeiden, schaffen wir die Grundlage für produktive Diskussionen und tragfähige Entscheidungen. Fokuszeit und fokussierte Meetings sind zwei Seiten derselben Medaille: Sie fördern eine Arbeitskultur, in der Zeit bewusst und zielgerichtet eingesetzt wird. So werden Meetings zu dem, was sie sein sollten: effiziente und ergebnisorientierte Arbeitsphasen, die Projekte wirklich voranbringen.

6. Pünktlichkeit ist Pflicht: Respektvoller Umgang mit der Zeit aller Beteiligten

Ein zentraler Aspekt effizienter Meetings ist die strikte Einhaltung der vereinbarten Zeiten. Eine Besprechung beginnt pünktlich und noch wichtiger: Sie endet pünktlich. Pünktlichkeit ist ein Zeichen des Respekts gegenüber allen Teilnehmenden und deren Zeit. Meetings, die die angesetzte Dauer überschreiten, stören den weiteren Tagesablauf und beeinträchtigen die Produktivität. Sie führen ferner dazu, dass Teilnehmende sich für Folgemeetings verspäten. Ein „wir warten noch 3 Minuten, bis alle da sind“ ist zu unterlassen. Die Besprechung beginnt exakt zum vereinbarten Zeitpunkt. Wer zu spät ist, verpasst den Anfang.

Eine Besprechung dauert nicht 30 oder 60 Minuten, sondern maximal 25 oder 55 Minuten. Diese Planung lässt einen Puffer für den Wechsel zum nächsten Termin. Die Zeit kann auch für die kurze Nachbereitung des Meetings genutzt werden. In Präsenz ist mehr Puffer für den Raumwechsel einzuplanen. Regelmäßiges Überziehen von Meetings ist nicht akzeptabel und zeugt von mangelnder Wertschätzung gegenüber der Zeit der anderen. Ausnahmen bestätigen die Regel, sollten aber keinesfalls zur Gewohnheit werden. Um einen pünktlichen Besprechungsbeginn zu ermöglichen, könnte man statt um 10:00 den Start auf 10:03 setzen. Äquivalent terminiert sich das Ende dann auf 10:27 oder auch 10:57.

Die Moderation ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der Zeit im Auge zu behalten und das Meeting pünktlich zu beenden. Gelingt dies nicht, haben die Teilnehmenden das Recht, die Besprechung zum angekündigten Endzeitpunkt kommentarlos zu verlassen. Diese klare Regelung mag drastisch erscheinen, fördert aber die Eigenverantwortung aller Beteiligten und unterstreicht die Bedeutung eines effizienten Zeitmanagements. „Make Meetings Small Again“ bedeutet eben auch, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen und die Meeting-Dauer auf das notwendige Maß zu beschränken. Nur so können Meetings ihren Zweck erfüllen, ohne den Arbeitsalltag unnötig zu belasten.

7. Fazit: „Make Meetings Small again“ ist eine Notwendigkeit

„Make Meetings Small Again“ ist mehr als nur ein griffiger Slogan – es ist ein notwendiger Schritt hin zu einer effizienteren und respektvolleren Arbeitskultur. Die in diesem Artikel vorgestellten Regeln sind der Schlüssel, um das Potenzial von Meetings voll auszuschöpfen. Erinnert euch an Markus und seinen von sinnlosen Meetings und ständigen Unterbrechungen geprägten Arbeitstag. So wie ihm geht es vielen. Indem wir die Anzahl der Meetings reduzieren, sie auf das Wesentliche konzentrieren und durch klare Strukturen sowie digitale Tools unterstützen, verwandeln wir sie von Zeitfressern in produktive Arbeitsphasen. Das Resultat sind nicht nur kürzere und fokussiertere Meetings, sondern auch eine spürbare Entlastung aller Beteiligten und eine Steigerung der Gesamteffizienz. Lasst uns den Meeting-Wahnsinn beenden und die Arbeitswelt ein Stück weit besser machen – für mehr Zeit für das Wesentliche und weniger Frust im Büroalltag.

Die konsequente Umsetzung dieser Prinzipien erfordert ein Umdenken und die Bereitschaft, alte Gewohnheiten zu hinterfragen. Doch der Aufwand lohnt sich: Studien, wie die von Fellow und Owl Labs aus dem Jahr 20221externer Link, Fellow (Ottawa, Kanada): 45 Meeting Statistics and Behavior Trends,aufgerufen am 1.2.2025, belegen eindrucksvoll, dass ineffiziente Meetings Unternehmen jährlich Millionen kosten. Durch eine optimierte Meeting-Kultur sparen Unternehmen nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern fördern auch die Zufriedenheit, die Motivation und letztlich die Produktivität ihrer Mitarbeitenden. „Make Meetings Small Again“ ist daher ein Aufruf zu einer bewussteren und zielgerichteteren Meeting-Kultur – eine Investition, die sich in jeder Hinsicht auszahlt und den Weg für eine erfolgreiche und zukunftsfähige Zusammenarbeit ebnet.

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    externer Link, Fellow (Ottawa, Kanada): 45 Meeting Statistics and Behavior Trends,aufgerufen am 1.2.2025

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