Open Calls: Projektabläufe verbessern

In meinem letzten Artikel¹interner Link: Wirkung verschiedener Kommunikationskanäle im internen Veränderungsprojekt, aufgerufen am 17.11.2023 habe ich verschiedene Kommunikationskanäle vorgestellt, die für die Projektkommunikation genutzt werden können. Generell empfehle ich, sich darauf zu konzentrieren, die Projektinformationen so bereitzustellen, dass sie von den Menschen zeitunabhängig konsumiert werden können. Im besten Fall auf einer Plattform, die best mögliche Serendipität²externer Link, Wikipedia: Serendipität, aufgerufen am 17.11.2023 bietet.

Der Mensch ist ein Gespräch.

Auch wenn alle Informationen zeitunabhängig angeboten werden, bieten Open Calls viele Vorteile der synchronen Interaktion. Oft wird diese Art der Projektkommunikation aufgrund geringer Beteiligung aufgegeben. In diesem Artikel werde ich einige meiner Gedanken teilen, die zeigen, warum es sich lohnt, Zeit und Mühe in Open Calls zu investieren.

Inhalt

• Live-Kontakt mit den Betroffenen
• Den Feedback-Schatz heben
• Frühzeitiges Erkennen potenzieller Probleme im weiteren Projektverlauf

Live-Kontakt mit den Betroffenen

Nichts übertrifft die Interaktion zwischen Menschen!

Ich versuche stets, die Informationen so zur Verfügung stellen, dass die Menschen diese zeitunabhängig konsumieren können. Einige mögen denken, dass ich empfehle, menschliche Interaktion zu vermeiden, aber das ist definitiv falsch. Ich setze für mich in Anspruch, die synchrone Zeit so zu nutzen, dass es den menschlichen Bedürfnissen entspricht. Das ist das Interagieren miteinander und zu sehen, wie sich andere in Mimik und Gestik verhalten. Wenn sich das Projekt auf einen bestimmten Ort beschränkt ist, sollte man sich nicht auf einen virtuellen Open Call beschränken, sondern auch eine physische Teilnahme ermöglichen. In diesem Fall sollte sichergestellt sein, dass ein gutes hybrides Set-up zu haben, um physischen und virtuellen Teilnehmenden die gleiche Beteiligungsmöglichkeit zu bieten.

Ein Open Call sollte keine One-Man-Show sein, die eine fancy PowerPoint-Diashow bietet. Im Mittelpunkt sollte die Interaktion mit den Teilnehmer:innen stehen, indem sie Fragen stellen und mitdiskutieren können. Eine kurze Präsentation zu Beginn kann den aktuellen Projektstand aufzeigen und alle Teilnehmenden auf einen ähnlichen Wissensstand bringen. Die Präsentation sollte kurz gehalten werden. Der Hautzeitanteil des Open Call muss den Menschen und dem Austausch vorbehalten werden.

Niemand darf sich gezwungen fühlen, am Open Call teilzunehmen. Jede:r ist immer beschäftigt und einige sehen ihren eignen Nutzen in diesem Angebot nicht. Wenn diese gezwungen sind aufzutauchen, werden sie parallel andere Aufgaben erledigen. Sie sind nur fake-anwesend. Die Leute, die mitmachen, sind genau die Richtigen. Sie sind dabei, weil sie etwas möchten oder erwarten, das sie bei anderen Angeboten nicht gefunden haben. Diese Teilnehmenden müssen das Gefühl haben, willkommen und erwünscht zu sein. Dies macht einen Open Call erfolgreich und fördert die Interaktion. Niemals darf eine Frage oder einen Diskussionsbeitrag mit abfälligen Bemerkungen abgewunken werden. Es gibt einen Grund, warum gesagt wurde, gesagt wurde.

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Den Feedback-Schatz heben

Die Diskussionsbeiträge der Teilnehmenden bieten ein sehr gutes Feedback zur bisherigen Projektkommunikation. Sind die bereitgestellten Informationen angekommen und wurde der Inhalt verstanden?

Jedes Veränderungsprojekt bringt Unsicherheit für die Menschen. Sie werden mit etwas auseinandersetzen konfrontiert, mit dem sie vorher nicht umgehen mussten. Im besten Fall werden alle Informationen transparent auf einer Plattform bereitgestellt, auf die alle Beteiligten jederzeit zugreifen können. Damit alle die benötigten Informationen suchen und finden können, auch wenn das Projektteam nicht weiß, dass diese bestimmte Person nach diesen Informationen sucht. Im Open Call tauchen jene Menschen auf, die am Thema interessiert sind. Es werden zumindest einige davon gelesen haben, was bereits bereitgestellt wurde. Vielleicht sind sie dabei, weil sie es nicht alles verstanden haben oder sicherstellen möchten, dass sie es verstanden haben.

Dieses Feedback kann genutzt werden, um die bislang bereitgestellten Informationen bei Bedarf anzupassen. Vielleicht hat eine Formulierung zu Unklarheiten geführt. Das lässt sich gut an den Beiträgen der Teilnehmenden erkennen und man kann an den richtigen Stellen nachbessern. Dieser Feedback-Schatz kann bei jeder Anzahl an Teilnehmer:innen gehoben werden.

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Frühzeitiges Erkennen potenzieller Probleme im weiteren Projektverlauf

Wenn Sie den Feedback-Schatz heben, kann es vorkommen, dass Leute Themen ansprechen, die dem Projektteam bislang nicht bewusst waren.

Je mehr Menschen von einem Projekt betroffen sind, desto mehr unterschiedliche persönliche Ansichten und Anwendungsfälle werden berührt. Das Projektteam kann unmöglich immer all die verschiedenen Perspektiven kennen. Das liegt nicht an einer Qualifikationslücke, sondern an der hohen Zahl an Betrachtungswinkeln. Werden die Teilnehmer:innen im Open Call bestärkt, ihre Perspektiven einzubringen, können bislang verborgene Probleme lichter ans Tageslicht kommen.

Es ist nicht schlimm, nicht alles zu wissen. Es ist nur schlimm, die Augen geschlossen zu halten.

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Einzelnachweise

• 1
  interner Link: Wirkung verschiedener Kommunikationskanäle im internen Veränderungsprojekt, aufgerufen am 17.11.2023
• 2
  externer Link, Wikipedia: Serendipität, aufgerufen am 17.11.2023