In einer Welt, die sich ständig verändert, ist die Fähigkeit, sich anzupassen und zu transformieren, entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Die hohe Dynamik unserer Arbeitswelt führt dabei dazu, dass Mitarbeiter:innen nicht nur von einer einzigen Veränderung betroffen sind. Die Vielzahl der einschlagenden Veränderungen muss von ihnen dabei zusätzlich zum Tagesgeschäft bewältigt werden. Ich bin aktuell Teil eines Teams, das mit der Planung und Umsetzung einer solchen Veränderung beauftragt wurde. Zusammen mit einem Kollegen teile ich die Funktion der Projektleitung. Ich fokussiere mich in diesem Beitrag darauf, zu beschreiben, wie wir anstreben, die betroffenen Mitarbeiter:innen abzuholen und zu vermeiden, dass sie hinterher mitgenommen aussehen. In diesem Artikel teile ich die festgestellte Wirkung der bisher verwendeten Kommunikationskanäle.
Ziel des Veränderungsprojektes ist die Überführung aller weiterhin benötigten Funktionalitäten und Abhängigkeiten einer bisher verwendeten Plattform in andere Softwarelösungen. Von dieser Veränderung sind zahlreiche Nutzer:innn aus verschiedenen Organisationsbereichen betroffen. Während der gesamten Umstellung sollen alle notwendigen Informationen und Hintergründe zur Verfügung gestellt werden. Das daraus resultierende Verständnis soll die Akzeptenz erhöhen und den Widerstand gegen die Veränderung verringern.
Inhalt
Enterprise Social Network – ESN
Im Unternehmen steht ein #ESN zur Verfügung, in welchem eine dem Softwaretool zugeordnete Community bereits bestand. Die ESN-Community bietet mit Blog, eigenem Wiki und Forum die Basis der Projektkommunikation. Das Blog wurde in der Vergangenheit bereits zur Information der Anwender:innen über Veränderungen innerhalb der Software verwendet. Alle für die Nutzer:innen wichtigen Informationen zum Fortschritt des Veränderungsprojektes veröffentlichen wir in diesem Blog. Im Wiki wurde ein Bereich eingerichtet, der alle relevanten Informationen zusammenträgt. Das Augenmerk liegt dabei darauf, die Information aktuell zu halten, sodass Nutzer:innen hier ein verlässliches Nachschlagewerk finden. In einem eingerichteten Forum zur Veränderung können Nutzer:innen ihre Fragen, Anregungen und Nöte teilen.
Nun möchte man meinen, dass mit dieser Plattform eine optimale Bereitstellung der Informationen geboten ist. Ein Blick in die Aufrufzahlen der bislang veröffentlichten Artikel im Blog brachte hierbei durchaus Ernüchterung. Zwar bin ich von der grundsätzlichen Reichweite und transparenten Verfügbarkeit aller Informationen überzeugt, doch ist es leider bisher unabdinglich, die Rundmailfunktion der Community zu nutzen, um immer wieder die Aufmerksamkeit auf unsere Informationen zu richten. Ich hege die Hoffnung, dass hilfreiche und aktuelle Informationen dazu führen, dass Mitglieder zukünftig mehr selbstbestimmt vorbeischauen. Ob der Projektzeitraum ausreicht, darf gerne diskutiert werden.
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Zu meinem Leidwesen ist #E-Mail als Weg der innerbetrieblichen Informationsverteilung in den Prioritätenlisten immer noch ganz weit oben. Obwohl sich in diesem Jahrtausend gute Alternativen für die unternehmensinterne Kommunikation auftaten, sind E-Mail Ping-Pong und Betreffzeilen, die mit „AW: AW: FW: FW: AW: AW: FW:…“ starten, viel zu häufig anzutreffen. Microsoft Outlook beschränkt der Anzahl der Empfänger pro E-Mail auf max. 5001externer Link, Microsoft: Sendegrenzwerte in Outlook.com, aufgerufen am 22.10.2023, womit mehrere E-Mails nötig würden, um alle Nutzer:innen zu erreichen. Dem vielfach geäußerten Wunsch nach einer Mailbenachrichtigung konnten wir wegen des nötigen Aufwands bislang nicht nachkommen. Zwar zeigte sich in zuvor erwähnter Community-Rundmail, dass die Aufrufe zunahmen, aber vom Ziel, alle Nutzerinnen zu erreichen, sind wir noch zu weit entfernt.
Einige Organisationsbereiche im Unternehmen haben in den vergangenen Jahren Newsletter eingerichtet. Wir hatten bereits geplant, uns bei diesen einzuhängen. Angedacht war, dass wir darüber die Artikel und Wikiseiten im ESN anteasern könnten. Erste Kontaktaufnahmen zeigten jedoch, dass man an einigen Stellen die Newsletter wieder eingestellt hat: Die Mitarbeiter:innen beklagten sich über zu viele E-Mails. Diese Rückmeldung widerspricht den uns gegenüber bereits mehrfach geäußerten Forderungen nach Informationen via E-Mail. Wobei dies nicht zwingend einen Widerspruch im Sinne der Anwender:innen darstellen muss. Immerhin wurden Massen von Mitarbeitenden über Jahre hinweg auf E-Mail konditioniert und selbst die Nutzung von Chatnachrichten zeigt starke Parallelen in der Anwendung. Dabei bleibt außen vor, dass dynamische Chats in z. B. #Microsoft Teams sehr gut möglich sind.
Für mich ist klar, dass undifferenziert versendete E-Mails wenig zielführend sind. Die Forderung nach dieser Art der Informationsbereitstellung ist jedoch so dominant, dass sie nicht ungenutzt bleiben sollte. Ich denke hier tatsächlich an einen Newsletter. Als initialen Empfängerkreis strebe ich die im Tool gelisteten Nutzer:innen an. Dabei sollte ganz klar deutlich gemacht werden, dass man sich jederzeit aus der Verteilerliste austragen kann. Gleichzeitig sollte der Newsletter über die anderen Kanäle beworben werden, sodass sich auch weitere Interessierte eintragen und über diesen Weg informieren können.
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Microsoft Teams
Im Unternehmen setzt man bereits auf Microsoft 365. Damit einhergehend hat sich die Nutzung von #Microsoft Teams etabliert. Die Hürde für Teams scheint mir für die Mitarbeiter:innen wesentlich niedriger als das #ESN. Bedingt durch das verteilte Arbeiten während der Corona Pandemie haben sich Teams-Anrufe und Chats rasend schnell verbreitet. Allerdings blieb es nicht aus, dass dabei lediglich das Tool gewechselt wurde, jedoch nicht die Methodik. Ich sprach zuvor von dynamischen Chats. Dabei startet man einen Gruppenchat. Im Verlauf der Diskussion kann man zusätzliche Mitglieder in die Diskussion aufnehmen und nicht mehr benötigte Kolleg:innen können den Chat verlassen. Im Prinzip gilt dieses Vorgehen analog zu Kanälen in Teams.
Da nur Mitglieder eines Teams-Teams die Inhalte lesen können, handelt es sich hier per se um eine geschlossene Kommunikation. Im Gegensatz bildet die verwendete Community im ESN eine offene Kommunikation. Denn hier können auch Nicht-Mitglieder die Inhalte finden und lesen. Gerade wegen der guten Verbreitung sind Kanalnachrichten in Teams eine ebenfalls genutzte Möglichkeit zur Informationsverbreitung. Da das ESN die Basis der Projektkommunikation bildet, wird in den Postings stets auf diese Inhalte verwiesen. Das Posting selbst soll Neugier wecken und die Mitarbeitenden an die eigentlichen Detailinformationen heranführen. Auch hier zeigt sich ein ähnliches Problem wie bei E-Mail: Welches sind die richtigen Teams / Verteiler, um genau die Mitarbeitenden zu erreichen, die betroffen sind und jene zu verschonen, die mit der Thematik nichts am Hut haben? Hinzu kommt, dass nur in solchen Teams gepostet werden kann, denen man selbst angehört.
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Open Call
Das Lesen bietet zwar eine gute Möglichkeit von orts- und zeitunabhängiger Informationskonsumierung. Doch sollte die Möglichkeit von menschlicher Interaktion nicht außer Acht gelassen werden. Aus diesem Grund initiierten wir einen Open Call, in den sich Interessierte einwählen konnten. Nach einer kurzen Projektpräsentation stand der direkte Austausch der Teilnehmenden mit den Projektleitern im Zentrum. Auch hier sollte die Präsentation die Teaser liefern, um den Austausch in Gang zu bringen und sich später im ESN tiefer die Detailinformationen zu holen. Sofern sich Fragen zu den Details ergaben, wurden diese selbstverständlich erläutert.
Im Call hatte ich den Eindruck, dass trotz entsprechender Vorankündigung unterschiedliche Erwartungshaltungen bestanden. Im Zuge von selbstbestimmter Arbeit und dem allseits vorherrschenden Kalendertetris, sollte die Interaktion im Mittelpunkt stehen. Dies war von Beginn an zu den Terminen angekündigt. Für reines Abspulen von Projektinformationen in einer Präsentation ist die synchron verbrachte Zeit viel zu kostbar und so beschränkten wir uns auf die essenziellen Kernpunkte.
Das anonyme Feedback der Teilnehmenden zeigte sich als uneingeschränkt positiv und man wünscht sich dieses Angebot weiterhin. Als möglichen Rhythmus dieser Open Calls wünscht man sich 6 – 8 Wochen. Die Anzahl der Teilnehmenden aus dem ersten Open Call entsprach noch nicht meinen Erwartungen, sollte sich aber mit weiteren Open Calls steigern lassen.
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Podcast
Mit Microsoft 365 und der damit einhergehenden Existenz von Stream als Videoplattform bietet sich ein weiterer Distributionskanal an. Zur Einführung von 365 wurde bereits erfolgreich auf ein regelmäßig erscheinendes Vlog gesetzt. Hier informierte man regelmäßig über den Fortschritt und die anstehenden Aktivitäten. Der aktuell stattfindende Umbruch zu Stream on SharePoint bietet nun die native Unterstützung von MP3 im Player der Weboberfläche. Die Datei selbst wird dabei in einer Dokumentenbibliothek auf dem SharePoint abgelegt. Der Dateiaufruf zeigt den bekannten Stream-Player. Zusätzlich bietet Stream on SharePoint verbesserte Statistiken. So kann nun nachvollzogen werden, bis zu welchem Zeitpunkt die Mediendatei abgespielt wurde. Auch die Zugriffsstatistiken sind nun nach Views und Nutzer:innen aufgeteilt und können auf Tage und Wochen aufgelöst werden.
Das Vlog zur 365 Einführung haben wir zum Vorbild genommen und einen Statuspodcast zum Veränderungsprojekt gestartet. In Episoden von ca. 5 Minuten bieten wir einen kurzen Abriss der wichtigsten Neuigkeiten, Fortschritte und auch der auftretenden Hindernisse. Mit der Beschränkung auf Audio erhoffen wir uns einen niedrigschwelligen Einstieg, da die Informationen parallel zu einem Inbox-Check konsumiert werden können. Hörer:innen können dann entscheiden, inwieweit sie zum aktuellen Umstellungszeitpunkt betroffen sind und ob sie tiefergreifende Informationen benötigen. Über die Shownotes können diese Detailinformationen erreicht werden, welche in der ESN-Community verfügbar sind.
Die Podcast-Episoden sind in einer Playlist zusammengestellt. Die Playlist ist auf der Startseite des Projekt-SharePoints platziert. Die einzelnen Episoden werden incl. Shownotes als Blogeinträge im ESN, der Community Startseite und über die erreichbaren Teams-Kanäle veröffentlicht. Sollte der Newsletter umgesetzt werden können, wird auch hierin auf neue Podcastfolgen hingewiesen werden. Die Folgen sind im Turnus von 2 Wochen geplant. Nach den ersten drei veröffentlichten Folgen zeigen sich positive Rückmeldungen. Die Aufrufe der ersten beiden Folgen lagen in der jeweils ersten Woche auf gleichem Niveau. Die 3. Folge hatte an den ersten beiden Tagen bereits die doppelte Anzahl an Hörer:innen. Wobei ich dies überwiegend auf eine entsprechende Hinweismail an die ESN-Community zurückführe. Auch hier setzen wir auf Konstanz und sind zuversichtlich, dass die Aufrufzahlen weiter steigen.
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Nachrichten im Tool selbst
Da es sich als schwierig herausstellte, geeignete Verteilerlisten zu finden, um E-Mails wirklich zielgerichtet zu verteilen, greifen wir auf das Tool selbst zurück. Denn dort sollten Nutzer:innen der Software am besten erreicht werden können. So zeigt die Startansicht der Software seit einigen Wochen einen Nachrichtenfeed. Dort wird mit Überschrift und einem kurzen Auszug auf die wichtigsten Neuigkeiten hingewiesen. Die Inhalte selbst sind über entsprechende Links aufrufbar. Auch hier zeigen sich erste positive Rückmeldungen. Dass selbst auf diese direkte und zielgerichtete Kommunikation nicht alle Nutzer:innen aufmerksam werden, überraschte mich. Konkret hatte ich ein Gespräch mit einem regelmäßigen Nutzer, welcher mir mitteilte, dass er diese Information erst kürzlich entdeckte. Das war einige Zeit, nachdem wir begannen, die Informationen im Tool selbst bereitzustellen. Diese Rückmeldung stellt eine wichtige Information dar. Vielleicht lässt sich an der Wahrnehmung des Nachrichtenfeeds noch etwas verbessern.
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Zusammenfassung
Ich bin mir sicher, dass die Wahl des Enterprise Social Networks – #ESN als Kern der Kommunikation die richtige Entscheidung ist. Nur diese Plattform bietet die nötige Offenheit, auch diejenigen Kolleg:innen mit Informationen zu versorgen, die auf keiner bekannten Liste stehen. Neben den bislang präferierten Kanälen wird immer wieder E-Mail gefordert. Die bisher genutzte Möglichkeit, die ESN-Community per E-Mail zu benachrichtigen, zeigte Erfolge, wenn auch in überschaubarem Ausmaß. Mit den verschiedenen Angeboten, die bislang umgesetzt werden konnten, sollen möglichst alle verschiedenen Präferenzen der Kolleg:innen abgedeckt werden. Ich bezweifle, dass wir mit einem zusätzlichen Newsletterangebot einen signifikanten Anteil der von der Umstellung betroffenen Mitarbeiter:innen nachweisbar erreichen können. Doch dem mehrfach geäußerten Wunsch sollte entsprochen werden, sofern sich die Newsletterlösung als umsetzbar herausstellt. Ich bin durchaus offen für konstruktive Vorschläge und Erfahrungsaustausch.
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Abschließende Bemerkung:
Diese JobGedanken geben ausschließlich meine persönliche Meinung, Eindrücke und Gedanken wieder. Die Aussagen aus diesem Artikel sind in keiner Formulierung als offizielles Statement meines Arbeitsgebers zu verstehen.
Einzelnachweise
- 1externer Link, Microsoft: Sendegrenzwerte in Outlook.com, aufgerufen am 22.10.2023
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